Sejak didirikan di tahun 2011, Indonesia AIDS Coalition mempunyai tujuan utama untuk mempromosikan tata Kelola program penanggulangan HIV dan AIDS yang lebih baik guna menciptakan lingkungan yang transparan, akuntabel, dan dimana partisipasi dari ODHA serta kelompok terdampak AIDS menjadi actor penting dalam pengambilan kebijakan program. Dalam beberapa tahun ini, IAC telah menorehkan namanya sebagai salah satu organisasi HIV dan AIDS terdepan di Indonesia, bekerja dengan erat bersama komunitas terdampak AIDS dan organisasi masyarakat sipil serta mitra terkait lainnya, termasuk pemerintah, Kementrian Kesehatan lebih khususnya.
Dengan fokus utama penguatan system komunitas dan mendorong penciptaan lingkungan yang kondusif bagi akses terhadap kesehatan melalui aktivitas advokasi dan edukasi/pelatihan, IAC didukung oleh berbagai sumber, baik lewat pendanaan maupun dalam implementasi kegiatan. Namun walaupun dengan berbagai variasi mitra yang berkolaborasi dengan IAC, IAC tetap menjaga etos kerjanya agar tetap dalam koridor nilai-nilai organisasi IAC, yang mengedepankan transparansi, akuntabilitas, serta parsipatoris.
Indonesia AIDS Coalition (IAC) adalah sebuah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang dipimpin oleh dan berbasiskan Orang dengan HIV (ODHA) dan komunitas terdampak AIDS lainnya (Pekerja Seks, LGBT, Pengguna Narkotika) yang bekerja untuk isu penanggulangan HIV dan AIDS di wilayah kerja Indonesia dan berkedudukan di Jakarta. IAC bekerja khususnya untuk mempromosikan serta mengadvokasikan kebijakan publik yang berpihak pada komunitas terdampak AIDS serta hak-hak kelompok minoritas dan perempuan. Saat ini IAC membutuhkan staf “Admin Officer”.
“Admin Officer” adalah bagian dari Tim Support dalam hal ini berada dibawah supervise langsung dari Manajer Sekretariat dan SDM. Adapun tugas utamanya adalah melakukan memastikan seluruh proses administrasi dan kegiatan harian Direktur berjalan dengan baik. Menjadi staf yang akan membantu seluruh kegiatan Direktur mulai dari tahap awal, TOR, agenda, itinerary, notulensi, seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan keuangan dalam hal perjalanan dinas Direktur, melakukan proses translasi dokumen Lembaga dari Inggris ke Indonesia atau sebaliknya dan seluruh kegiatan operasional Direktur khususnya dan kantor umumnya dapat berjalan dengan baik. Mengembangkan Kalender kerja dalam bidang kesekretariatan maupun kalender kerja dalam kegiatan operasional kantor
I. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari kegiatan pengadaan ini adalah diperolehnya tenaga pendukung dalam proses keadministrasian dan kegiatan keseharian dari Direktur Eksekutif khususnya dan kantor umumnya. Sedangkan tujuan dari kegiatan ini adalah untuk pemenuhan komposisi staf IAC sesuai dengan rencana organigram yang sudah diajukan kepada Bord periode tahun 2022.
II. URAIAN PEKERJAAN
Staf Admin Officer ini akan bertanggung jawab langsung kepada Eksekutif Direktur dengan supervisi langsung dari Manajer Kesekretariatan dan SDM.
Tanggung Jawab Kunci:
1. Memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat IAC (internal dan eksternal) meliputi rapat Badan Pengawas, Badan Pengurus dan Rapat Anggota Tahunan
2. Melakukan translasi document Lembaga baik dari Inggris ke Indonesia atau sebaliknya.
3. Membantu menyusun agenda kegiatan badan pengawas, direktur eksekutif serta mitra-mitra dan jaringan kerja IAC dengan berkoordinasi dengan Manager Sekretariat
4. Menyiapkan jadwal kerja kegiatan Direktur Eksekutif baik jadwal internal dan eksternal serta logistic perjalanan baik di dalam negeri maupun luar negeri.
5. Menyiapkan bahan bahan untuk kegiatan Direktur Eksekutif dalam ruang lingkup internal dan eksternal
6. Menyiapkan (memfasilitasi) Direktur Eksekutif dengan menghimpun informasi untuk pelaksanaan seluruh kegiatan kantor (program, kantor, keuangan dan SDM).
7. Menyiapkan (memfasilitasi) Direktur Eksekutif dengan menghimpun informasi untuk pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa di IAC
8. Mengatur dan mengontrol surat-surat masuk dan keluar sesuai dengan sifat dan kepentingannya dengan berkoordinasi dengan koordinator ICT dan Komuninasi
9. Menyimpan dan mengamankan dokumen yang bersifat penting dan rahasia
10. Melaksanakan administrasi pengelolaan kas kecil khususnya untuk kas kecil sekretariat.
11. Membuat notulensi & dokumentasi dari setiap kegiatan Direktur Eksekutif atau yang ditugaskan oleh Direktur
12. Mewakili dan atau mendampingi Direktur Eksekutif sesuai disposisi.
13. Melaksanakan tugas tugas lain yang masih berhubungan dengan lembaga IAC yang ditugaskan oleh 14. Manajer Bidang dan atau Direktur Eksekutif.
Wewenang
1. Menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat menunjang pekerjaan.
2. Memberikan input terhadap perbaikan dan pengembangan Lembaga.
III. KRITERIA ADMIN OFFICER
Kriteria Umum
KUALIFIKASI :
1. Pendidikan minimum Diploma atau Sarjana dibidang Sekretaris atau Komunikasi atau Linguistik.
2. Berpengalaman mengelola administrasi khususnya administrasi kesekretariatan.
3. Mampu dan familiar dengan translasi dokumen.
4. Familiar dalam pembuatan notulensi rapat.
5. Mampu berbahasa Inggris secara aktif, baik lisan dan tulisan.
6. Mempunyai sertifikat terkait kemampuan berbahasa Inggris akan lebih diutamakan.
7. Mampu bekerja bersama dan mempunyai empati dengan kelompok marginal seperti ODHA, LGBT, pekerja seks dan pengguna narkoba
8. Dapat mengoperasikan computer Microsoft Office (MS. Word, Ms. Excel, Powerpoint, dll) dan Internet.
9. Memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik.
10. Memiliki kemampuan organisasi yang baik dan mampu mengatur beban kerja harian berdasarkan prioritas
11. Proaktif dan fleksibel dan mampu bekerja dalam tim dan mampu bekerja dalam tekanan.
12. Memiliki motivasi dan komitmen kerja yang tinggi.
13. Bersedia melakukan perjalanan dalam rangka tugas mendampingi Direktur Eksekutif baik di dalam maupun luar negeri.
IAC membuka ruang bagi orang-orang dengan disabilitas atau berkebutuhan khusus, orang dengan HIV dan AIDS, pekerja seks, mantan pengguna narkotika suntik dan LGBT (Lesbian, Gay, Biseksual, Transgender) untuk melamar.
Kriteria Khusus
1. Memiliki pengalaman bekerja di sektor non-profit atau organisasi masyarakat sipil.
2. Memiliki pengalaman bekerja dengan kelompok marjinal, khususnya yang terdampak dengan isu HIV dan AIDS atau isu kesehatan lainnya.
3. Memiliki sikap Non-Discriminative dan Non-Judgmental terhadap rekan kerja maupun kelompok yang didampingi.
4. Tidak pernah menjadi pelaku kekerasan berdasarkan gender ataupun kekerasan lainnya.
Aplikasi surat lamaran berikut CV, photo, surat referensi beserta ekspektasi gaji dikirimkan ke email: [email protected] dengan subjet “AO” sampai tanggal 11 Desember 2021 pukul 23.59.
